如何结构化地思考与表达?

结构化是工作的加速器

最近在工作中遇到不少沟通问题,例如与同事沟通,上来就说:“这个事情他已经批了,我觉得没啥问题。”典型的无效沟通,因为:

  • 同事不知道「这个事情」到底是哪件事;
  • 同事不知道「他」到底是谁,在哪里批的;
  • 同事不知道「我觉得没啥问题」到底是如何评估出来的结论。

经历了几次这样的无效沟通后,我也在反思为什么结构化、快速地说清楚一件基本的事情,对我来说都存在困难。能想到的原因是:我在沟通中更多关注我自己,而不是别人的感受。

一般而言,人想要表达观点需要经历3个步骤:

① 搜集信息;

② 理解信息之间的关系;

③ 描述信息的内容以及它们之间的关系、洞察,并传递给其他人。

其中,①②需要靠大量的体验与思考,包括:工作、读书、经历、人生角色的变化等。但总体而言是个人理解世界的过程。

而③则需要开始考虑「信息接收者」的感受,开始要求我们拥有同理心、学会识别干系人的信息背景与利益点。

在工作场景下,尤其是业务变化快、人力相对有限的环境下,沟通效率与有效性成为不可或缺的工作加速器,这让结构化地表达变得非常重要。

《结构思考力》的核心思想仍然来源于《金字塔原理》,它为我们提供了一种思考与表达的「结构」,而使用「结构」的本质就是简化信息组织的过程,用一种经过大量验证的高效方法,帮助我们提升表达的效率、有效性。

01 要坚信「大道至简」

在做学术论证的时候,会使用较为复杂的数据结构、论证方法,此时的目标并不是为了沟通,而是得到一个可靠、严谨的结论。但在企业中,沟通与论证更多是为了:

  • 阐述问题
  • 达成共识
  • 寻求支持

由于大家的时间都比较有限,作为信息的传递方,我们需要避免过度设计、过度复杂的论述,尽量做到观点逻辑清晰、呈现高效可视化。

示例:下图为麦肯锡的PPT:二维象限+数形结合,相比于单纯的Excel表格、折线图,表达效率会高很多。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

02 构建思考力的金字塔

想要构建思考力的金字塔,需要五个步骤:

第一步:明确理念打基础。

第二步:基于目标定主题。

第三步:纵向结构分层次。

第四步:横向结构选顺序。

第五步:形象表达做演示。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

1 明确理念打基础

结构思考力的核心理念包含「四个基本特点」和「结构化接收信息」的两个步骤。

1.1 四个基本特点

即金字塔原理的四个基本原则:“结论先行”、“以上统下”、“归类分组”和“逻辑递进”。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维
  • 论:结论先行。结构思考力强调的是先总后分。结论先行正是“先总后分”的体现,先框架后细节,先总结后具体,先结论后原因,先重要后次要。
  • 证:以上统下。有理由支撑的结论才有说服力。
  • 类:归类分组。将事物进行归类组织,不但可以提高思考问题的效率,还能把问题想得全面保证效果。
  • 比:逻辑递进。每一组中的思想需要按照一定的逻辑顺序进行组织,这种逻辑顺序符合人们观察事物的习惯,更容易让对方记忆。

1.2 结构化搜集信息

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

第一步:识别信息中的事实、理由及结论。找出信息中哪些是观点类的,哪些是事实描述类的信息,观点类的信息中哪些是结论、哪些是支撑结论的理由,并将它们区分开。

第二步:找到事实与观点的对应关系,并画出结构图。接下来找出这些事实与观点的对应关系,并依据事实、理由、结论的对应关系画出金字塔结构图。

第三步:一句话概括出所有内容。接收信息除了在前两步做到能够听清楚以外,最后还要用一句话概括出所有内容,做到说明白。

示例:

结论:抖音将成为短视频平台的天猫商城

理由:支持该结论的理由分别是:

  • 相对阿里、京东,抖音在流量上有绝对的优势,为发力电商业务打下了坚实基础;
  • 阿里受制于流量匮乏、监管压力、组织问题,原有的市场份额逐步释放出来;
  • 抖音公域分发的性质与店播模式更匹配,更有机会成为短视频的天猫;
  • 字节跳动广告业务无法再快速增长,电商成为本阶段最核心的项目,有充裕的资源可以投入。

事实:论证理由的合理性,还需要事实作为支撑(数据、专家证言、历史…),比如:支撑“抖音流量有绝对优势”的事实包括“2021年抖音DAU峰值已到7亿+,单用户日均使用时长超过90分钟,淘宝/天猫不足10分钟”等。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

想要判断「结论」的合理性,可以根据以下两点Review:

  • 提供的事实与数据是否真实;
  • 这些事实与数据是否可以得出相应的理由,相应的理由是否可以得出最终的结论。

基于目标定主题

基于目标设定主题,需要理清目标、主题与序言。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

2.1 明确目标

首先,提前阐述/设定具体场景。场景越具体,目标和结构会越准确。

其次,确定对方行为目标(指经过你的表达之后,希望对方有哪些行为)—ABCD目标法。

  • Actor(受众):谁;
  • Condition(条件):在什么条件下;
  • Behavior(行为):完成什么任务/表现出什么行为;
  • Degree(程度):达到什么标准或水平。

示例:

场景:Q1信贷业务增长60%来源于电销外呼,但80%的电销外呼都无人接听,外呼效率遭遇瓶颈;Q2信贷业务目标翻了4倍,完成难度非常大。

目标:希望产品部门在Q2确保上线「辅助外呼」功能,自动过滤80%的沉默/无效号码。

2.2 包装主题

包装主题需要遵循三个基本原则:简单、准确、利益(从对方角度出发),三者缺一不可;

示例:

原标题互联网商业模式通常先从高频需求切入,验证需求真实性并积攒足够的流量后,再进行流量变现
修改后互联网三级火箭论:流量、场景、变现

互联网公司的三级火箭模式为:第一级,头部流量;第二级,沉淀某类用户的商业场景;第三级,完成商业闭环。以得到APP为例:

  • 第一级:通过免费脱口秀、微信六十秒的公众号积累大量用户;
  • 第二级:上线得到APP将用户沉淀至自有APP,实现数据、消费场景闭环;
  • 第三级:提供高质量的付费产品实现商业变现,例如:得到大学、五道口金融课程、薛兆丰的经济学。

2.3 序言设计

序言是一个讲故事的过程,结构包含4个要素(简称SCQA):

  • Situation情境:对事件背景的描述,提前交代背景是高效对话的最好开始;
  • Complication冲突:在情景下发生的具体问题、矛盾;
  • Question疑问:如何在这个背景下解决这个问题(可省略);
  • Answer回答:解决「冲突」的具体方案。
鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

我们可以通过调整4个要素的顺序,为不同的场景设计序言。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

SCQA有4种模式,其中「标准式」是用得最多的。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维
鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维
鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

3 纵向结构分层次

首先,结论现行。即每一个答案的本身就是一个结论,不能是“X框架特点的介绍”、“X框架特点的优劣势分析”。因为是结论才有可能回答上面设想的疑问,因为是结论才能引发下一个层级新的问题。

其次,以上统下。就是下面的每一个都是回答上面问题的答案。每个问题回答本身都需要是结论,才能更加清晰有说服力。

4 横向结构选顺序

常用的两种方法「演绎法」、「归纳法」。

  • 演绎法:以一定的反映客观规律的理论认识为依据,从服从该认识的已知部分推知事物的未知部分思维方法。
  • 归纳法:将一组具有共同特点的思想归类分组并概括出结论;

4.1 演绎法

也是我们非常熟悉的三段论:大前提,小前提和结论。大前提、小前提、结论是横向画出来的,而最上面的「中心思想」是对于下面这个论证过程的自下而上概括总结。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

绎法分为「标准式」、「常见式」。

演绎三段论就是「标准式」。例:所有人都会死,苏格拉底也是人,所以苏格拉底会死。

现象、原因、解决方案就是「常见式」,例:现象是业绩开始下滑,原因是人员能力有待提升,解决方案是抓紧内部课程开发与培训。

鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

4.2 归纳法

归纳的三种结构:时间、结构性、重要性。其中「结构性」可以按不同的分类方式将整体拆分为部分,遵循MECE原则进行归纳总结。

  • ME:Mutually Exclusive => 相互独立
  • CE:Collectively Exhaustive => 完全穷尽

MECE要求我们在归纳时不重不漏,即彼此相互独立不重叠,但是合在一起完全穷尽不遗漏。不遗漏才能不误事,不重叠才能不做无用功。鸟哥笔记,职场成长,一只特立独行的Eric,认知,成长,思维

「Less is more」:你可能听过“奇妙的数字7±2”,说的是大脑短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目。有的人可能一次能记住9个项目,而有的人只能记住5个,大脑比较容易记住的是3个项目。如果要点太多且不进行归类分组,听众基本不会理解你毫无头绪的表达。即使分组也不要穷举式论证,尽量聚焦关键问题。

-END-

8 thoughts on “如何结构化地思考与表达?

  1. Awesome issues here. I am very glad to peer your article.
    Thank you a lot and I’m having a look forward to contact you.
    Will you please drop me a e-mail?

  2. Sweet blog! I found it while surfing around on Yahoo News.
    Do you have any suggestions on how to get listed in Yahoo News?
    I’ve been trying for a while but I never seem to get there!
    Cheers

  3. Wonderful work! This is the kind of information that are
    supposed to be shared across the internet. Shame on the search engines for no longer positioning this put up upper!

    Come on over and talk over with my website . Thanks =)

  4. Thanks for your marvelous posting! I genuinely enjoyed reading
    it, you are a great author.I will make certain to bookmark your
    blog and may come back someday. I want to encourage one to continue your great writing, have a nice afternoon!

  5. Hi! This is my first visit to your blog! We are a collection of volunteers and starting a new initiative in a community
    in the same niche. Your blog provided us beneficial information to work on. You have done a marvellous job!

发表回复

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注